¿Qué es el área de compliance? La cultura de la prevención es fundamental en todas las esferas de nuestras vidas incluyendo el área profesional, pues hacer una identificación de riesgos y posibles vías de acción para abordar una contingencia puede evitar la materialización de situaciones que traigan consigo pérdidas y menoscabos en nuestra empresa.
Compliance o cumplimiento normativo, (como regularmente se conoce), es una disciplina que se nutre de diferentes enfoques cuyos pilares se sustentan en la observancia de las políticas internas de la empresa, el marco jurídico regulador, códigos de ética y anticorrupción, así como identificación y medición de riesgos. Su origen se remonta a los años 70 cuando en empresas financieras norteamericanas hubo escándalos de corrupción que afectaron al sector tanto reputacional como legalmente; derivado de esta situación fue notoria la necesidad de contar con un área de especialistas que pudieran encargarse de las señales de alerta que pudiera tener la empresa para actuar de manera preventiva evitando así contingencias futuras.
La persona al frente del área de compliance será un elemento que tendrá contacto tanto con las autoridades que regulan la actividad de nuestra empresa para dar cumplimiento a las obligaciones legales y normativas, como con el personal que en ella labora para sensibilizarlos sobre las buenas prácticas y la mejora continua de su trabajo.
Debemos adoptar la idea de que un área de compliance no se trata de un gasto sino más bien de una inversión, ya que su enfoque es el de proteger a la empresa, el modelo de negocio, inversionistas, clientes y empleados a través de la prevención, pues al tener identificados los posibles riesgos a los que se está expuesta será más factible tener estrategias para hacerles frente y un plan de acción en lugar de estar indefensos en el futuro.
Además, es importante tomar en cuenta que dicha área siempre procurará estar alineada al modelo de negocios buscando sumar en la calidad de las operaciones con resultados satisfactorios a largo plazo.
Cuando no tenemos un modelo de gestión preventivo nos exponemos a incumplimientos normativos de los cuales muchas veces no teníamos idea porque no teníamos conocimiento de ciertas obligaciones a las que había que atender, lo que se traduce en posibles sanciones económicas que en la mayoría de las ocasiones son pérdidas que la empresa no ha contemplado lo cuál puede desfalcarla o provocar un impacto negativo en las finanzas de la compañía.
Atender las obligaciones normativas a las que estamos sujetos nos evita además estar en el radar de las autoridades como incumplidos o posibles candidatos a revisiones.
Tener un panorama de las posibilidades a las que nos enfrentamos ayuda a anticiparnos a los eventos de riesgo; el oficial o director de Cumplimiento es un profesionista capacitado en detectar amenazas y vulnerabilidades que puedan constituir riesgos presentes y futuros para la empresa.
Por medio de un análisis aplicado a cada una de sus áreas y la creación de una matriz de riesgos podrá conocer en donde están próximas a materializarse contingencias y cuáles serán los controles mitigantes que habrá que implementar o las decisiones que la alta dirección podría ejecutar para evitar una catástrofe.
Así mismo el contar con políticas internas que sean desarrolladas y revisadas periódicamente como resultado de un análisis de riesgos permite tener un orden al interior de la empresa e implementar estándares que vayan normando las funciones de cada área.
Cuando se conocen los riesgos a los que la empresa está expuesta es posible crear estrategias en un plan de trabajo que adelantándose a los diferentes escenarios tendrán alternativas preventivas para gestionar en orden y tranquilidad, el enfoque preventivo se nutre de un análisis constante de datos y situaciones, sus resultados siempre buscan generar estrategias de acción que sean eficientes y ahorren recursos a la compañía a fin de evitar un posible incumplimiento, no así cuando estamos delante de un imprevisto en el que el abordaje es totalmente reactivo que por lo regular siempre resulta más costoso, puede que no tengamos los recursos humanos, materiales o monetarios para solucionar inmediatamente, lo cual puede terminar en una toma de decisiones que no nos llevará a los mejores resultados y que podría haberse abordado de una forma distinta de haberse preparado con antelación.
En un enfoque preventivo vamos a encontrar deficiencias que serán reportadas con oportunidad a la alta dirección, además siempre buscaremos la mejora continua en los procesos internos, una toma de decisiones que vaya conforme a las actualizaciones normativas y la valoración del costo beneficio que cada una de ellas pueda significar para la empresa.
Una función primordial del área de compliance es la de capacitar al personal de todas las áreas de la empresa (sin importar su tamaño) sobre las políticas internas, código de ética, las buenas prácticas en el trabajo y las sanciones que podrían aplicarse en caso de detectar una situación al interior que vulnere a la compañía.
En el programa de trabajo del director de compliance es importante incluir la capacitación anual con los objetivos a corto, mediano y largo plazo que busca ver reflejados en la cultura laboral de los empleados.
Durante la capacitación siempre será fundamental sensibilizar a los colaboradores respecto al impacto que tiene sus acciones en la vida de la empresa, además de fomentar la cultura de la prevención y la ética en el trabajo, que a largo plazo va construyendo las bases para evitar la comisión de delitos graves como lo son el fraude, la extorsión y el abuso de confianza; además una empresa que se mantiene dentro del marco de la ética mantendrá una buena reputación, lo que se traduce en un crecimiento al exterior, la conservación de la confianza de sus clientes y el reconocimiento dentro del gremio al que pertenece.
Las empresas siempre tendrán como una meta lograr su crecimiento y una manera sostenible de llegar es tomar decisiones en conjunto que estén encaminadas prolongar su vida, pues de nada sirve tener un crecimiento repentino pero una existencia breve que se vea terminada por contingencias que pudieron haberse evitado.
Asesorar a la alta dirección en su toma de decisiones será un trabajo en equipo que el área de compliance brindará para brindar certeza no solo a los directivos sino también a posibles inversionistas, pues una empresa que tiene un alto grado de cumplimiento, que se preocupa por su normativa interna y externa es muy atractiva para el interés de los inversionistas por significar un lugar seguro en el que su dinero podrá crecer y no significar una pérdida o una mala elección para colocar su capital, un alto cumplimiento normativo siempre será una excelente carta de presentación.
Mientras más robustos sean los controles de seguridad y mejores sean las prácticas de la empresa, la reputación en el gremio aumenta, lo que se traduce en generar confianza en los clientes, aumentar las ventas y posicionarse como un referente positivo en el mercado.
Como podemos apreciar, incorporar a nuestra compañía un área de compliance tiene más beneficios de los que podríamos creer, a largo plazo se convierte en una inversión y una estrategia de protección, evitamos con ella caer en incumplimientos y materializar contingencias que podrían comprometer a la empresa.
